Alla grenar

Arrangera tävling – steg 1,2,3

Förberedelserna steg 1.

Startorganisationen

När ni går i tankarna att arrangera en tävling är det bra att veta att man inte är själv. Hela tävlingsorganisationen behöver inte vara satt direkt vid uppstarten, men ni bör koll på att det finns ideell arbetskraft i er närhet, därefter är det bara att köra igång!

Vilken gren, disciplin och klass ska det vara?

När ni bestämt vilken gren det gäller, bör ni ha koll på vad tävlingsreglerna säger för respektive gren. Titta därför igenom tävlingsreglerna och har ni redan här grenspecifika frågor gällande er tävling, kontakta er grengrupp.

För vem är tävlingen?

  • Lokala åkare från den liggande föreningar? Klubbtävling/träningstävling.
  • Åkare från klubbarna i distriktet samt angränsande distrikt? Distriktstävling
  • Åkare från hela Sverige? Nationell tävling
  • Mästerskap och Swe cup? Läs gärna igenom dokumentet ”Förutsättningar Instruktioner SM och SWE Cup” (se länksamling längst ner på sidan). Kontakta även er specifika grengrupp stöd och hjälp.
  • UCI-sanktionerad tävling? Kontakta den aktuella grengruppen samt tävlingsansvarig på förbundet för dokument och deadlines.

Tävlingskalendern

När du har bestämt ovan är det dags att lägga upp tävlingen i den nationella tävlingskalendern, SweCyclingOnline. I och med att du lägger upp tävlingen blir den publik och du kan ansöka om sanktion hos Svenska Cykelförbundet, du kan uppdatera arrangemanget vid senare tillfälle. Gör detta så tidigt som möjligt!  Lägg upp tävlingen i tävlingskalendern och ansök om sanktion. Syns du så finns du! 

Nytt från 2019 är att klubbtävling/träningstävling inte kan läggas upp i SCOL, det går under ”vanlig arrangerad träning”.

Förberedelser steg 2.

Bygg en organisation

Beroende på hur avancerad tävlingen ska vara, banans omfattning och hur erfaren organisationen är behöver man sätta ihop en tävlingsorganisation. Vänta inte med att tillsätta er tävlingsorganisation även om arrangemanget känns avlägset. Minimum är att tillsätta en tävlingsledare, banchef, tidtagningsansvarig, sjukvårdsansvarig. Kommissarie tilldelas i samband med sanktioneringen.
Vilka roller behövs i organisationen?

Gör en handlingsplan

Bygg er handlingsplan, det kan fungera som ett stöd i kommande arbete inför tävlingsdagen, att ni får mer er samtliga punkter. Diskutera igenom en gemensam ambition i organisationen och fördela ansvarsområden. Upprätta rollbeskrivningar. Det kan kännas som ett onödigt extraarbete, men erfarenheterna visar att risken för dubbelarbete eller att arbetsuppgifter glöms bort minskar rejält.

Vissa förberedelser, bland annat tillståndssökning och planering av ekonomi samt PR-verksamhet, bör komma igång så snart som möjligt.

Tillståndsansökningar måste vara inne hos länsstyrelsen senast 4 månader innan arrangemangets datum. Se tidslinjen för viktiga datum

Vid varje sammankomst inom tävlingsledningen bör ansvars- och tidsplaner gås igenom. Det är ett effektivt sätt att kontrollera att ingen arbetsuppgift blir bortglömd eller släpar efter.

Handplocka de olika ansvariga! Se till att få en bra blandning ur ett så väl jämställt som jämlikt perspektiv. Gå utanför dina invanda cirklar och ställ specifika frågor. ”Kan du ansvara för x? Det innehåller y och z”

Förberedelser steg 3.

Här har vi tänkt oss en checklista på vad som behövs göras innan tävling, gärna grenspecifika checklistor. Vi har inte detta på plats ännu, men tar gärna emot tips och input på detta från er som redan arrangerat tävling. En kontakt med er skulle uppskattas enormt, så ring oss gärna!

Uppdatera er tävling i Swecyclingonline (SCOL). Innan anmälningstiden öppnar måste ni ha bestämt er huruvida anmälningsprocessen samt betalning ska ske. Se därför till att er tävling eller motionslopp har rätt information inlagt i SCOL.

Som SCF-ansluten förening har du tillgång till Swecyclingonline och möjlighet att använda ett gratis anmälningssystem inklusive betaltjänst. OBS! När ni anmäler er till betaltjänsten är det viktigt att arrangören är noggrann med vilka betalningsalternativ som kryssas i vid uppläggningen av tävlingen. Väljer ni kortbetalning behöver föreningen aktivera den tjänsten. Kontakta SCF kansli om ni har frågor kring detta. Systemet har också inbyggd licenskontroll och möjlighet att exportera startlistor direkt från anmälningslistan.
Bestäm hur tidtagning ska göras
För er som väljer att använda MyLaps finns information här. Användandet av chipsystemet MyLaps är obligatoriskt vid SM och SWE Cup.
Beställ materiel
Tänk igenom vad ni behöver för att kunna genomföra tävlingen. Är det ett SM eller en SWE Cup står SCF för vissa leveranser att materiel, materiel bokas då via denna länk.
·        Planera så att funktionärerna får både mat och avlösning om arbetsdagen är lång.

Genomförande

Ett cykelarrangemang kan se ut på så många olika sätt. SCF arbetar aktivt för att cykel ska bli attraktiva evenemang och attrahera kommuner och destinationer runtom i landet som arbetar målinriktat för att skapa intressanta evenemang. Några saker att tänka på:

Resultat – ska in i tävlingskalendern så snart som möjligt efter målgång. Via SweCyclingOnline ska cyklister kunna se sina resultat, men för att få detta att funka måste resultaten föras in i systemet av arrangören. Ladda helst upp en pdf, manual finns nedan.

Avsätt TID för återställning –  Arenan och banan skall återställas efter tävlingen och allt lånat/hyrt materiel skall återlämnas. Det tar tid som man lätt glömmer att planera in.

Deltagaravgifter till SCF  –  Nya rutiner från och med 2019, läs mer här.

Avslut och uppföljning

Utvärdering är viktigt om man vill se sin tävling utvecklas.

 

Länksamling

Sanktionerade tävlingar (nationella tävlingskalendern)
Ansökan om sanktion
Frivillig vårdpersonal
Försäkringar
Kommissarie – tilldelning
Materielbokning
Manual Resultatrapportera i SCOL
Manual Administrera Tävling i SCOL
SM-ansökan
Tävlingsavgifter
Tävlingsregler
Tidtagning och chip
Materialbokning
Allmänt om SWE Cup
Förutsättningar MTB SM och SWE Cup XC 2020
Förutsättningar instruktioner LVG SM 2020 + 2021
Arrangemangsstöd för SM och SWE Cup
UCI-tävling
Varför arrangera UCI-tävling?
Information om streaming via SCF 2020