ABC för arrangörer

2020-01-24 | 10:32

Nedan har vi samlat länkar som riktar sig till dig som ska arrangera ett cykellopp (tävling och/eller motionslopp).

Klicka på rubrikerna för mer information om respektive område.

Godkänt Cykellopp
Svenska Cykelförbundet vill att du som deltagare i ett cykellopp ska känna dig trygg och säker. Därför får de föreningar som är anslutna till SCF och har sökt tillstånd (sanktion) för sitt arrangemang använda logotypen ”Godkänt cykellopp”. Dessa arrangörer följer SCF:s regler och riktlinjer för de olika disciplinerna vilket borgar för säkra och kvalitetsmässigt bra arrangemang. Kom ihåg att det ingår en olycksfallsförsäkring, om något skulle hända, när du deltar i ett sanktionerat lopp. Denna försäkring gäller också tredje part och tävlingens funktionärer.

Arrangera motionslopp

Gå ni i tankarna om att arrangera ett motionslopp? Läs mer om vad som gäller för att nyttja de försäkringar som tillhandahålls av RF och SCF för både cyklister och funktionärer, hur ni får ert motionslopp sanktionerat, samt vilka riktlinjer det finns för motionslopp på landsväg och mountainbike.

Arrangera tävling – steg 1,2 & 3
Här finner ni en övergripande checklista vad som är bra att tänka på vid planering, genomförande och avslut vid arrangerande av cykeltävling. Beroende på vilken typ av tävling ni väljer att arrangera ser förutsättningarna och kravspecen olika ut, därför är det bra att ta kontakt med respektive grengrupp samt läsa på tävlingsreglerna redan i uppstarten av planeringen.

Tävlingsorganisation

Beroende på hur avancerad tävlingen ska vara, banans omfattning och hur erfaren arrangörsföreningen är behöver man sätta ihop en tävlingsorganisation. Minimum är att tillsätta en tävlingsledare, banchef, tidtagningsansvarig, sjukvårdsansvarig. Vilka roller behövs i organisationen?

Swe Cycling Online (SCOL)
Som tävlingsadministratör ansvarar ni för att rätt information läggs in i SCOL (obligatoriskt för SCF- sanktionerade tävlingar). I SCOL har ni möjlighet att administrera anmälningar, exportera anmälningslistor, säkerställa att era deltagare har godkända licenser etc. Efter avslutad tävling laddar ni upp resultatet.

Sanktion
Nya rutiner! Tävlingar och cykellopp sanktioneras fr.o.m. 2019 av kommissariekommittén. Ni som arrangör ansvarar för att rätt information finns inlagd i SCOL för att sanktion ska kunna ske samt ansvarar för att deltagarantalet rapporteras in till SCF senast 10 dagar efter tävling. Har ni frågor gällande sanktioneringen kan ni vända er direkt till kommissariekommittén.

Arrangörer – ta gärna del av informationen om sanktion och deltagaravgifter, ni vet väl varför ni betalar?

Kommissarie
Cykelsportens domare – kommissarierna – ska bland annat se till så att cykeltävlingar genomförs under säkra förhållanden, att det råder sportslig rättvisa och att reglerna efterlevs. Alla tävlingsarrangemang ska ha en kommissarie, denna eller dessa tilldelas på olika sätt beroende på tävlingsnivå och kategori. En kommissarie tilldelas via SCF Kommissariekommitée eller SCF:s distriktsförbund i samband med att tävlingen sanktioneras.

Tips! Det kan ta tid att få en kommissarie, tänk därför på att lägga in er tävling i god tid i Swe Cycling Online.

Tävlingsregler

Ha koll på tävlingsreglerna! De svenska reglerna uppdateras inför varje säsong och kompletteras under året (våren) med eventuella uppdateringar som tillkommer från UCI. För er som arrangör är det viktigt att ni är uppdaterade på de senaste reglerna. Syftet med tävlingsreglerna är att man ska kunna tävla säkert och på lika villkor. SCF har ett regelverk som följer det internationella cykelförbundets (UCI) regelverk, dock med några nationella anpassningar.

Engångslicens

Nytt för i år är att SCF har skapat ett formulär för att förenkla hanteringen av engångslicenser. Det innebär att Ni som förening slipper redovisa engångslicenser separat efter genomförd tävling. Avgiften för engångslicenserna faktureras sedan i samband med deltagaravgiften.

Tips! Använd formuläret redan när engångslicensen tecknas, låt engångslicenstagaren fylla i sina uppgifter via dator, surfplatta eller telefon. Engångslicensformulär

Deltagaravgifter

I mailet om sanktionsbekräftelse för er tävling eller motionslopp framgår det hur deltagaravgiften ska redovisas och att ni kommer att faktureras i slutet av månaden. Denna nya och rutin har tagits fram av SCF kansli och kommissariekommitté för att förenkla för arrangörerna att redovisa sina deltagare.

Mallar – sida under uppbyggnad

Vad som ska finnas i ett PM/Inbjudan finner ni i tävlingsreglerna. SCF håller på att ta fram mallar för framförallt SM och SWE Cup arrangemang, där vi har vissa saker att ta hänsyn till, t.ex.:

Inbjudan
PM

Material
För att boka material till er tävling fyller ni i bokningsformuläret på hemsidan! SWE Cup och SM-arrangörer behöver också lägga in beställningen via detta formulär med leveransadress och kontaktuppgifter till materialansvarig.

Utbildningar
För att genomföra en tävling krävs det att man har rätt kompetens inom tävlingsorganisationen. SCF erbjuder ett flertal utbildningar för att göra det möjligt att arrangera en tävling och motionslopp. Bland annat är det obligatoriskt att ha en tävlingsledare inom tävlingsorganisationen för att få tävlingen sanktionerad. De som kör servicebil på landsvägstävling ska genomgå en webbutbildning. Mer om utbildningar via länken nedan.

Betaltjänsten: Bambora/Alectum
Det finns en betaltjänst integrerad i Swe Cycling Online med möjligheter att:

använda tjänsten för anmälningsavgifter till tävlingsarrangemang.
skicka fakturor, via e-post eller pappersfakturor.
erbjuda kortbetalningar över hela världen.

Tips! Tänk på att i god tid aktivera kortmodulen innan ni öppnar anmälan om ni vill använda den funktionen.

GDPR inom tävlingsverksamhet
För dig som arrangör är det viktigt att du känner till hur du hanterar samt var ni förvarar personuppgifter kopplade till ert arrangemang. SCF-anslutna föreningar har godkänt SCFs integritetspolicy för att kunna bedriva tävlings- och föreningsverksamhet. Föreningar ansvarar för att dess medlemmar känner till SCF:s integritetspolicy.

Livesändning
SCF har ett förmånligt avtal med SolidSport för att livestreama tävlingar. För säsongen 2020 erbjuds SCF’s arrangörer att nyttja SolidSports streamingtjänster. Genom att nyttja förbundets leverantör slipper ni som arrangör ta vissa fasta kostnader som SCF redan har tagit. Det gör att vi kan erbjuda ett konkurrenskraftigt pris till en liten motprestation.

Grengrupper
För grenspecifika frågor finns våra grengrupper. Det är via dem som ansökningar görs för att arrangera internationella tävlingar, SM och SWE Cup. Ansökningsförfarande SM. För övriga nationella tävlingar och motionsarrangemang finns grengrupperna som stöd, ifall informationen inte finns tillgänglig på hemsidan.